Sistema di segnalazione delle violazioni - FAQ

  1. È obbligatorio identificarsi per poter inserire una segnalazione? 

No, non è obbligatorio. Il Segnalante può accedere in maniera riservata e sicura al sistema in due modalità:

    • riservata, ovvero registrandosi al sistema per l’invio di una segnalazione “nominativa e con gestione dell’identità riservata”;
    • anonima, ovvero inviando una segnalazione senza registrazione e identificazione.

Anche quando il Segnalante accederà in modalità riservata il Responsabile gestirà la segnalazione in maniera "anonima" in quanto l'identità del segnalante non è visibile all'interno della segnalazione. Tuttavia, solo nei casi previsti dalla normativa (di cui al paragrafo 9 della Procedura di gestione del “Sistema di segnalazione delle violazioni” e descritti nella NOTE SULLA RISERVATEZZA in home page), il Responsabile ha la possibilità di visualizzare l'identità del Segnalante tramite una procedura di sicurezza. Tale azione viene notificata al Segnalante.

 

  1. Una segnalazione inviata in modo anonimo viene comunque gestita? 

    Tutte le segnalazioni, comprese quelle anonime, sono oggetto di analisi e di verifiche. Qualora siano necessari elementi integrativi e maggiormente circostanziati a sostegno di quanto evidenziato, il Responsabile della segnalazione (o un suo Collaboratore) potrà dialogare con il Segnalante direttamente sulla piattaforma utilizzando il servizio di messaggistica senza conoscere l’identità dello stesso. Tutte le comunicazioni successive alla segnalazione restano all'interno della piattaforma, archiviate in maniera criptata.

Il Segnalante potrà seguire l’andamento della sua segnalazione utilizzando il codice identificativo della stessa fornito al termine dell’inserimento. 

 

  1. Che cosa è il Codice Identificativo?

Il Codice Identificativo è un codice alfanumerico che identifica in modo univoco la segnalazione, pur garantendo il completo anonimato del Segnalante. Tale codice viene automaticamente prodotto dal Sistema al termine dell’inserimento di una segnalazione e permette al Segnalante di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della propria segnalazione e di dialogare con il Responsabile della segnalazione, aggiungendo eventualmente ulteriori informazioni alla stessa.

 

  1. Quali sono le tutele per il segnalante? 

Le Società del Gruppo assicurano la riservatezza del segnalante, escludendo il rischio di ritorsioni e/o discriminazioni a carico di chi effettua la segnalazione.

L’identità del segnalante viene tutelata a eccezione dei casi in cui al paragrafo 9 della Procedura di gestione del “Sistema di segnalazione delle violazioni” (e descritti nella NOTE SULLA RISERVATEZZA in home page).

Ferme restando le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a osservare l’obbligo di riservatezza.

Non è consentita, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, alcuna forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro nei confronti del Segnalante, né verso chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione.

L’eventuale accertamento di ritorsioni di qualunque genere sarà sanzionato dalle Società italiane del Gruppo secondo il Sistema disciplinare a presidio del Modello organizzativo ex D.lgs. 231/2001, nonché potrà comportare la proposizione delle azioni civili e penali previste dalla legge.

 

  1. Cosa si può segnalare? 

Nella home page al link “COSA SEGNALARE” è presente l’elenco degli argomenti che possono essere segnalati.

 

  1. Chi esamina le segnalazioni e ne cura gli approfondimenti? 

La gestione delle segnalazioni è svolta dal responsabile della funzione Internal Audit con il supporto delle risorse della funzione stessa; il responsabile di tale funzione ha in carico le attività di istruzione, analisi e gestione delle segnalazioni pervenute per il tramite di tutti i canali previsti, secondo quanto definito nelle rispettive politiche delle funzioni approvate dai rispettivi Consigli di Amministrazione.

La gestione delle segnalazioni di violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in ottica di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, pervenute attraverso il canale informatico, è affidata anche alla funzione Antiriciclaggio della banca.

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